Arhīva uzdevums - nākamajām paaudzēm nodot patiesu informāciju

Tukuma zonālā valsts arhīva (ZVA) uzraudzībā ir 236 juridiskās personas.

No tām Saldus rajonā ir 58 komplektēšanas avoti, 46 pārraudzībā esošās juridiskās personas un 7 nevalstiskās juridiskās personas. Lai uzkrātu vispusīgu informāciju par norisēm sabiedrībā, politikā, ekonomikā, kultūrā, valsts arhīvs ir uzsācis sadarbību ar nevalstiskajām institūcijām un uzņēmumiem.

Juridisko personu uzraudzība tiek veikta, lai laikus, jau lietvedības gaitā, izvērtētu informāciju un valsts glabāšanā pieņemtu dokumentus ar arhīvisku vērtību un juridisku spēku.

Lai nodrošinātu valsts arhīvu fonda dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu, valsts arhīva uzraudzībā esošajām juridiskajām personām saskaņā ar likumu "Par arhīviem" ir šādas pamatprasības:

lietu nomenklatūra jāsūta saskaņošanai ar valsts arhīvu ne retāk kā reizi 3 gados, bet, ja ir izmaiņas, tad katru gadu;

jāsastāda pastāvīgi glabājamo un personālsastāva lietu apraksti gadu pēc lietvedības gada pabeigšanas, un tie jāapstiprina valsts arhīvā ne vēlāk kā 3 gadus pēc lietvedības gada pabeigšanas;

jāpārbauda, vai arhīva lietas ir un kāds ir to fiziskais stāvoklis;

jāseko, lai dokumentu atlase iznīcināšanai tiktu noformēta ar valsts arhīvā akceptētiem aktiem.

Minētās prasības Saldus rajona juridiskās personas pamatā ievēro. 2001. gadā visām juridiskajām personām bija jāsakārto 1998. gada lietvedībā veidojušies dokumenti. Lietu apraksti joprojām nav apstiprināti Saldus pagasttiesai un Saldus pamatskolai.

Saldus pilsētas dome, Jaunauces pagasta padome, zvērināta notāre Baiba Skreba, SIA "Saldus pārtikas kombināts", a/s "Saldus labība", Rubas pamatskola lietu aprakstus iesūtījusi jau par 2000. gadu.

Atgādinājums - lietvedības gada beigās lietu nomenklatūrās, lūdzu, aizpildiet kopsavilkuma, lietu sējumu, piezīmju ailes.

2001. gadā, veicot uzraudzību un kontroli Saldus rajona valsts un pašvaldību institūcijās (pašvaldībās, pagasttiesās, mācību iestādēs u.c.), pārbaudīta valsts arhīvu fonda veidošana, uzskaite, saglabāšana un izmantošana. Pārbaužu rezultāti liecina, ka dokumentu saglabāšanas nodrošināšanai valsts un pašvaldību institūcijas neparedz nepieciešamo finansējumu (dokumenti glabājas nepiemērotās telpās, nav nodrošināts nepieciešamais mitruma un temperatūras režīms, trūkst vāku lietu iešūšanai).

Juridisko personu arhīvos netiek pārbaudīts, vai dokumenti ir un kāds ir to fiziskais stāvoklis, netiek sastādīti lietu nodošanas - pieņemšanas akti, mainoties juridisko personu vadītājiem un atbildīgajiem darbiniekiem par arhīvu. Rezultātā arhīvu lietas zūd. Ir gadījumi, kad juridiskās personas nedokumentē savu darbību. Vadītāju nevēlēšanās saprast, kādēļ ir nepieciešams saglabāt iestādes dokumentāciju, rada situācijas, kad dokumenti tiek pavirši glabāti un pazaudēti. Tādēļ šobrīd ir gadījumi, kad iedzīvotājiem nevaram sniegt sociāli tiesiska rakstura izziņas.

Gandrīz visās iestādēs atbildība par arhīvu ir papildu pienākums kādam darbiniekam. Ne vienmēr šiem darbiniekiem ir pietiekamas zināšanas, lai dokumentus izvērtētu un aprakstītu. Šādos gadījumos Tukuma ZVA darbinieki sniedz konsultācijas gan pa telefonu, gan Saldus rajona dokumentu saglabāšanas sektorā Kalnsētas ielā 18, Saldū. No 2001. gada sakārtojam dokumentus, slēdzot līgumsaistības (samaksa ar pārskaitījumu).

Atgādinām Saldus rajona paju sabiedrībām, ka dokumenti paju sabiedrību likvidācijas gadījumā nododami Tukuma ZVA.

Mūsu uzdevums ir kopīgs - arhīvu dokumentu saglabāšana, lai nākamajām paaudzēm varētu nodot patiesu informāciju par sabiedrības darbību.